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淺談呼叫中心團(tuán)隊(duì)的類型

POST TIME:2021-09-19 16:40

根據(jù)團(tuán)隊(duì)存在的目的和擁有自主權(quán)的大小可將團(tuán)隊(duì)分成三種類型。

  ·問(wèn)題解決型團(tuán)隊(duì)

  ·自我管理型團(tuán)隊(duì)

  ·多功能型團(tuán)隊(duì)

1.問(wèn)題解決型團(tuán)隊(duì)

問(wèn)題解決型團(tuán)隊(duì)的核心點(diǎn)是提高生產(chǎn)質(zhì)量、提高生產(chǎn)效率、改善企業(yè)工作環(huán)境等。在這樣的團(tuán)隊(duì)中,成員就如何改變工作程序和工作方法相互交流,提出一些建議。成員幾乎沒(méi)有什么實(shí)際權(quán)利來(lái)根據(jù)建議采取行動(dòng)。

20世紀(jì)80年代最流行的一種問(wèn)題解決型團(tuán)隊(duì)是質(zhì)量圈,質(zhì)量圈分成六個(gè)單元,或六個(gè)部分。首先要找到質(zhì)量方面存在哪些問(wèn)題,接下來(lái)在眾多問(wèn)題中選擇一些必須馬上解決的,然后進(jìn)行問(wèn)題的評(píng)估—如果不解決可能會(huì)帶來(lái)什么樣的損失,這個(gè)問(wèn)題的等級(jí)是重量級(jí)的還是輕量級(jí)的?第四個(gè)部分是推薦的方案,要解決問(wèn)題采取什么樣的方式比較好?第五是評(píng)估方案,看看可行不可行,它的成本花費(fèi)是多少。最后一部分是決策最終是否實(shí)施。

通常質(zhì)量圈由5-12名員工組成,他們每周有幾個(gè)小時(shí)碰頭,著重討論如何改進(jìn)質(zhì)量,他們可以對(duì)傳統(tǒng)的程序和方法提出質(zhì)疑。在質(zhì)量圈中問(wèn)題的確認(rèn)這一部分是由管理層來(lái)最終實(shí)施的,團(tuán)隊(duì)的成員沒(méi)有權(quán)力來(lái)確定問(wèn)題在哪里。只能提出意見(jiàn)。第二到第四個(gè)部分是由質(zhì)量圈的成員操作,最后兩個(gè)部分需要管理層和質(zhì)量圈的成員共同把握。

在這六個(gè)部分當(dāng)中權(quán)利其實(shí)是分解的,并不是所有質(zhì)量團(tuán)隊(duì)的成員都有權(quán)力或有能力完成這六個(gè)任務(wù)。

2.自我管理型的團(tuán)隊(duì)

質(zhì)量圈對(duì)表現(xiàn)企業(yè)的質(zhì)量行之有效,但團(tuán)隊(duì)成員在參與決策方面的積極性顯得不夠,企業(yè)總是希望能建立獨(dú)立自主、自我管理的團(tuán)隊(duì)—自我管理型團(tuán)隊(duì),如圖17-1所示。

         

美國(guó)德州一汽公司因?yàn)橥菩凶晕夜芾硇蛨F(tuán)隊(duì)而獲得國(guó)家質(zhì)量獎(jiǎng)。美國(guó)址大的金融和保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)路得教友互動(dòng)會(huì),因?yàn)橥菩凶晕夜芾韴F(tuán)隊(duì)在4年的時(shí)間中減員15%,而業(yè)務(wù)量增加了50%,主要原因是提高了員工的滿意度,推行了自我管理型的團(tuán)隊(duì)。麥當(dāng)勞成立了一個(gè)能源管理小組,成員來(lái)自于各連鎖店的不同部門,他們對(duì)怎樣降低能源問(wèn)題提供自己的方案,解決這一環(huán)節(jié)對(duì)企業(yè)的成本控制非常有幫助。能源管理小組把所有的電源開(kāi)關(guān)用紅、藍(lán)、黃等不同顏色標(biāo)出,紅色是開(kāi)店的時(shí)候開(kāi),關(guān)店的時(shí)候關(guān);藍(lán)色足開(kāi)店的時(shí)候開(kāi)直到最后完全打烊后關(guān)掉。通過(guò)這種色點(diǎn)系統(tǒng)他們就可以確定,什么時(shí)候開(kāi)關(guān)最節(jié)約能源,同時(shí)又能滿足顧客的需要。這種能源小隊(duì)其實(shí)也是一個(gè)自我管理型團(tuán)隊(duì).能夠真正起到降低運(yùn)營(yíng)成本的作用。

但推行自我管理團(tuán)隊(duì)并不總是能帶來(lái)積極的效果,雖然有時(shí)員工的滿意度隨著權(quán)利的下放而提升,但同時(shí)缺勤率、流動(dòng)率也在增加。所以首先要看企業(yè)目前的成熟度如何,員工的責(zé)任感如何,然后再來(lái)確定自我管理團(tuán)隊(duì)發(fā)展的趨勢(shì)和反響。

3.多功能型的團(tuán)隊(duì)

多功能型團(tuán)隊(duì)是由來(lái)自同一種等級(jí)不同領(lǐng)域的員工組成,成員之間交換信息,激發(fā)新的觀點(diǎn),解決所面臨的一些問(wèn)題,如圖17-2所示。

            

20世紀(jì)60年代愛(ài)必爾諾威開(kāi)發(fā)了卓有成效的360類反饋系統(tǒng),該系統(tǒng)采用的是一種大型的任務(wù)攻堅(jiān)團(tuán)隊(duì),成員來(lái)自公司各個(gè)部門。由于團(tuán)隊(duì)成員知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)、背景和觀點(diǎn)不太一樣,加上處理復(fù)雜多樣的工作任務(wù),因此實(shí)行這種團(tuán)隊(duì)形式,建立有效的合作需要相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)間,而且要求團(tuán)隊(duì)成員具有很高的合作意識(shí)和個(gè)人素質(zhì)。

麥當(dāng)勞有一個(gè)危機(jī)管理隊(duì)伍,責(zé)任就是應(yīng)對(duì)重大的危機(jī),由來(lái)自于麥當(dāng)勞營(yíng)運(yùn)部、訓(xùn)練部、采購(gòu)部、政府關(guān)系部等部門的一些資深人員組成,他們平時(shí)在共同接受關(guān)于危機(jī)管理的訓(xùn)練,甚至模擬當(dāng)危機(jī)到來(lái)時(shí)怎樣快速應(yīng)對(duì),比如廣告牌被風(fēng)吹倒,砸傷了行人,這時(shí)該怎么處理?一些人員考慮是否把被砸傷的人送到醫(yī)院,如何回答新聞媒體的采訪,當(dāng)家屬詢問(wèn)或提出質(zhì)疑時(shí)如何對(duì)待?另外一些人要考慮的是如何對(duì)這個(gè)受傷者負(fù)責(zé),保險(xiǎn)誰(shuí)來(lái)出,怎樣確定保險(xiǎn)?所有這些都要求團(tuán)隊(duì)成員能夠在復(fù)雜問(wèn)題而前做出快速行動(dòng),并且進(jìn)行一些專業(yè)化的處理。

雖然這種危機(jī)管理的團(tuán)隊(duì)究競(jìng)在一年當(dāng)中有多少時(shí)候能用得上還是個(gè)問(wèn)題,但對(duì)于跨國(guó)公司來(lái)說(shuō)是養(yǎng)兵千日,用兵一時(shí),因?yàn)橐坏﹩?wèn)題發(fā)生就不是一個(gè)小問(wèn)題。在面臨危機(jī)的時(shí)候,如果做出快速而且專業(yè)的反應(yīng),危機(jī)會(huì)變成生機(jī),問(wèn)題會(huì)得到解決,而且還會(huì)給顧客及周圍的人留下很專業(yè)的印象。

這一節(jié)主要討論的問(wèn)題是團(tuán)隊(duì)最基本的概念,團(tuán)隊(duì)是由員工和管理層組成的一個(gè)共同體,它合理利用每一個(gè)成員的知識(shí)和技能協(xié)同工作,解決問(wèn)題,達(dá)到共同的目標(biāo)。

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