根據統計，一般公司用于文印輸出方面的成本是企業營業額的3%。3%是什么概念呢？假如企業年營業額為1億元，3%的成本就意味著每年要在文印方面花費300萬元。而且通過有效的文印管理，企業則可以降低10%～30%的文印成本。對于提升凈利潤很困難的大企業來說，文印外包服務是他們提升利潤率簡單有效的辦法。

據Gartner今年1月的報告《由于企業在削減成本方面所作的努力而加速成長的文印輸出設備管理服務》，大部分企業都在考慮通過更換辦公室內使用的產品或服務來削減開支，提高工作效率。在這種背景下，預計文印輸出設備管理服務（MPS），也就是我們常說的文印服務外包的市場規模，到2010年底將繼續保持兩位數的增長，從2007年的37.58億美元增長到至少41億美元。

文印外包提升打印價值

研究機構在對美國500家大型企業調研后得出的數據顯示：文件在企業的核心業務中的重要性是不言而喻的，有83%的公司認為，文件對核心業務來說是非常重要的。公司的員工認為在一天或者整個工作的過程中，37%的時間是花費在文件的編寫、起草、修改方面，每個人每天都需要處理大量文件。在企業的各業務環節中，從市場部的產品目錄、直郵資料，到財務部的付款通知以及設計生產部門的用戶手冊、技術資料等等各個方面都與文件有關。對一個企業來說最根本的是三個方面：第一如何降低成本，第二如何維持并提高業績，第三就是改善工作質量、提高工作效率。從市場方面講，如果客戶看到一份制作精美漂亮的產品宣傳資料，他可能會對產品感興趣甚至購買產品。

舉個例子，某大型進出口貿易公司，其擁有員工近500名，各部門在辦公中用的最多的就是傳真、打印、復印、掃描等功能，公司先后配置了65臺不同品牌、型號的傳真、打印、復印、掃描單功能設備以滿足需求。在應用了外包服務之后，其原有的65臺輸出設備被精簡為34臺，其中包括新增的13臺富士施樂DocuCentre-IIIC4400一體機，這臺機器集成了傳真、打印、復印、掃描等功能。采用服務外包之后，該公司辦公設備的總體管理成本減少了5%，設備利用率從原來的2.1%提高到3.5%，由于設備數量減少，還減少了大量的空間和能源。

從擁有者到使用者的轉變

在一般的企業當中有很多的職能部門，每個職能部門都要求有自己的打印設備，這樣雖然看上去各個職能部門自己很方便，但是卻浪費了大量的企業辦公成本，而且設備的使用非常低效。因為每個職能部門如果自己擁有大量的打印設備，勢必要有專人負責維護設備的正常運轉，購買日常的耗材，并及時修復小問題。這無疑增加了職能部門的辦公成本。如果負責維護的人員不在，則會影響職能部門的使用，造成更大的損失。

如果采用了文印外包服務則不存在上述所說的問題，外包公司會通過對企業各個部門對輸出數量和質量的要求，制定出一個解決方案，讓整個企業的所有部門來共享打印設備。外包公司會通過軟件來對打印設備進行實時監控，在設備出現問題的時候及時處理，在設備快要缺墨的時候及時進行更換。

從擁有者向使用者轉變，對于企業來說更大的誘惑是降低了企業的固定資產。擁有者需要自己花大量的資金購買打印設備，日常維護也要花錢。而使用者只需要按打印的頁數支付外包公司費用，而不用承擔購買設備的成本和日常維護的費用。這個轉變可以讓企業輕資產快速發展。

如何讓用戶只需要專注于自身的核心業務，而不用為企業的文印設備的安置、管理、保養、維護擔心？富士施樂株式會社日本和亞太區全球服務業務總裁岡野正樹就表述了自己的觀點。根據富士施樂實踐和服務經驗，在為用戶實施文印外包服務之前，先要派專業人員了解用戶的使用需求，再通過精益六西格瑪理論對用戶的辦公環境、文件管理流程進行評估。通過調查評估，富士施樂會根據不同的用戶量身定制不同的文件管理服務，配置最優化的設備組合并改善文件管理流程。