由一個簡易、普通的電話呼叫中心進(jìn)化為一個多種溝通渠道的客戶聯(lián)絡(luò)中心，并不是一夜之間”就能發(fā)生的。你需要增加或升級很多項技術(shù)應(yīng)用，當(dāng)然，呼叫中心人員知識與技能也需要進(jìn)行擴(kuò)充，除了需要掌握處理來電技能外，還需掌握處理電子郵件和網(wǎng)絡(luò)即時通信等技能。對于管理者來說，應(yīng)該重新思考用什么樣的績效衡量手段或方法來管理這種新型”的呼叫中心。以往在呼叫中心常被我們使用的績效衡量手段和方法，是否同樣適用于這樣一個多媒體”的客戶聯(lián)絡(luò)中心呢？
本文將集中探討當(dāng)今多媒體”客戶聯(lián)絡(luò)中心里普遍采用的最關(guān)鍵 20 項績效衡量指標(biāo)，這些指標(biāo)與該中心的人員管理和流程管理的關(guān)系非常緊密。這些績效衡量指標(biāo)將按照以下標(biāo)準(zhǔn)類別進(jìn)行劃分，即服務(wù)性能指標(biāo)、質(zhì)量指標(biāo)、效率指標(biāo)，以及收益性指標(biāo)。對每一項指標(biāo)，我們都將探討它是否能作為黃金定律”在 21 世紀(jì)的客戶聯(lián)絡(luò)中心運營管理中使用，還是有必要進(jìn)行重組”，以適應(yīng)客戶聯(lián)絡(luò)中心發(fā)展的腳步。
（注：此文當(dāng)中呼叫中心”這個術(shù)語只代表簡易的、以電話呼入為主的呼叫中心；而術(shù)語聯(lián)絡(luò)中心”則用來指具備多種客戶溝通渠道的客戶聯(lián)絡(luò)中心。）
服務(wù)性能指標(biāo)
客戶聯(lián)絡(luò)中心最重要的績效衡量指標(biāo)就是服務(wù)性能指標(biāo)，這些指標(biāo)與呼叫中心服務(wù)性能指標(biāo)基本相同，但有些指標(biāo)應(yīng)根據(jù)新的業(yè)務(wù)處理模式進(jìn)行微調(diào)，以充分反映新業(yè)務(wù)處理模式的特點。
1. 阻擋率
阻擋率是可接入性能的衡量指標(biāo)，它會顯示出有多大比例的客戶在某個時間，由于線路或網(wǎng)絡(luò)資源的不足而無法接入到”你的客戶聯(lián)絡(luò)中心。許多呼叫中心一般都使用忙音信號”來表示阻擋的狀態(tài)。在無法達(dá)到所設(shè)定的阻擋率的情況下，有些呼叫中心為了保證應(yīng)答速度指標(biāo)，而簡單地把溢出的來電阻擋在外。這種做法看起來好像是根據(jù)隊列的管理，保證了一定業(yè)務(wù)量的服務(wù)水平，但其實會對該中心的客戶接入性能和客戶滿意度造成負(fù)面影響。客戶聯(lián)絡(luò)中心也必須非常重視這個衡量指標(biāo)，除配備足夠的中繼線路資源外，還應(yīng)注意網(wǎng)絡(luò)帶寬、電子郵件服務(wù)器容量，以及傳真服務(wù)線路等資源，以確保將阻擋率控制在一個合理的水平。
2. 放棄率
呼叫中心通常衡量放棄的電話數(shù)量和放棄率，是因為這個指標(biāo)與客戶滿意度，業(yè)務(wù)收入（呼入銷售型呼叫中心）等相互關(guān)聯(lián)。但是，需要指出的是，放棄率并不完全在呼叫中心的控制之下。由于客戶在隊列中的平均等待時間過長而造成的放棄，呼叫中心可以進(jìn)行控制。然而，還有很多因素會影響這個指標(biāo)，例如來話者個人的習(xí)慣（在線等待的容忍程度），一天當(dāng)中的時段，以及其他可供客戶選擇的服務(wù)方式等。
放棄率這個指標(biāo)不適用于電子郵件服務(wù)方式，因為一旦客戶發(fā)出電子郵件的話，就不會被放棄了，也不存在進(jìn)入隊列的情況。但是，放棄率這個指標(biāo)可以適用于網(wǎng)絡(luò)即時通信，這種服務(wù)方式的績效衡量。
3. 自助服務(wù)能力
越來越多的原來需要呼叫中心人工座席解決的問題，現(xiàn)在都可以通過客戶自助服務(wù)的方式解決，從而大大地緩解了座席人員的壓力。對于呼叫中心來說，自助服務(wù)的應(yīng)用是衡量該中心服務(wù)接入性能的標(biāo)尺，自助服務(wù)能力可以通過自助服務(wù)占比這一指標(biāo)中反映出來。此外，呼叫中心還應(yīng)根據(jù)人口統(tǒng)計學(xué)、時段、自助服務(wù)內(nèi)容等，將自助服務(wù)（業(yè)務(wù)）處理量進(jìn)行分類統(tǒng)計，以進(jìn)一步提升自助服務(wù)的能力。
在客戶聯(lián)絡(luò)中心，自助服務(wù)的應(yīng)用也應(yīng)得到有效的跟蹤和監(jiān)控。比如在網(wǎng)絡(luò)即時通信中，給客戶提供自動的服務(wù)選項非常重要，如常見問題解答數(shù)據(jù)庫、在線幫助功能等，它能很大程度上降低客戶對座席人員在線即時回答的需求。
4/5. 服務(wù)水平或平均應(yīng)答速度
服務(wù)水平，即在所設(shè)定的一個時間范圍內(nèi)，如 20 秒，接聽來電數(shù)量占整個接聽量的比率。這個指標(biāo)是呼叫中心最普遍應(yīng)用的，衡量應(yīng)答速度的指標(biāo)。還有一種常用的表述方法，即 X% 的來電在 Y 秒內(nèi)接聽。或者用另一個指標(biāo)來衡量，即平均應(yīng)答速度，就是所有來電在一個周期內(nèi)的平均等待時長。
對于客戶聯(lián)絡(luò)中心來說，網(wǎng)絡(luò)即時通信的應(yīng)答速度應(yīng)該按照服務(wù)水平或平均應(yīng)答速度的指標(biāo)進(jìn)行衡量和監(jiān)控。而許多客戶聯(lián)絡(luò)中心只衡量初始的即時通信應(yīng)答速度，最多監(jiān)控來回幾次而已。因為，一旦即時通信服務(wù)開始后，隨著網(wǎng)絡(luò)交談人數(shù)的增多，必定會減緩應(yīng)答速度。而對于電子郵件的應(yīng)答速度，可以定義為回復(fù)周期時長，可以用小時為單位確定，也可以用天數(shù)為單位確定，比起秒和分鐘來說更為可行。
6. 隊列最長等待時長
另外還有一種衡量應(yīng)答速度的指標(biāo)，即在隊列中等待最長時間的來電，或隊列最長等待時長。許多呼叫中心使用實時監(jiān)控，對隊列中等待最長的來電進(jìn)行跟蹤，以確定何時應(yīng)被座席人員立即接聽。
隊列最長等待時長（ LDQ ）的歷史數(shù)據(jù)更適用于客戶聯(lián)絡(luò)中心的衡量，并用來說明客戶體驗的最差”狀況。隊列最長等待時長（ LDQ ）的歷史數(shù)據(jù)是按照兩種類別被測量出來的。一種是被座席人員接聽或處理的，等待最長的客戶來電；另一種是被放棄的，等待最長的客戶來電。這樣的衡量手段，對于網(wǎng)絡(luò)即時通信服務(wù)模式來說同樣適用。
質(zhì)量指標(biāo)
如果把以上所介紹的服務(wù)性能指標(biāo)，看作是客戶聯(lián)絡(luò)中心業(yè)務(wù)處理速度快與慢”的衡量指標(biāo)的話，那么衡量客戶聯(lián)絡(luò)中心業(yè)務(wù)處理質(zhì)量優(yōu)與劣”的衡量指標(biāo)，為以下所列幾項，這些指標(biāo)將對客戶滿意度產(chǎn)生非常重要的影響。以下將對此類衡量指標(biāo)逐一進(jìn)行說明。
7. 一次問題解決率
指客戶在第一次與客戶聯(lián)絡(luò)中心進(jìn)行聯(lián)系的情況下，客戶聯(lián)絡(luò)中心就給予解決而不需要客戶就同一個問題再次聯(lián)絡(luò)該中心，也不需要該中心人員進(jìn)行進(jìn)一步的跟進(jìn)，我們就稱這樣的業(yè)務(wù)就是一次解決”，一次解決率是一次解決的業(yè)務(wù)量占客戶聯(lián)絡(luò)中心所處理的全部業(yè)務(wù)的比率。這個指標(biāo)是衡量客戶聯(lián)絡(luò)中心及其人員的問題處理能力的重要指標(biāo)，它體現(xiàn)出該中心是否具備高效的運作流程以及相應(yīng)的授權(quán)機制，也能充分反映該中心在企業(yè)其他部門不介入的情況下，處理客戶問題的能力。在呼叫中心里，一次呼叫解決率是一項服務(wù)質(zhì)量客戶感知的關(guān)鍵指標(biāo)。對一次呼叫處理的好與壞可以通過整體綜合監(jiān)控來進(jìn)行跟蹤，包括對座席人員、小組的監(jiān)聽，以及按業(yè)務(wù)類型和分時段的監(jiān)控等。在客戶聯(lián)絡(luò)中心里，一次問題解決率也應(yīng)該被合理地監(jiān)控，如電子郵件處理、網(wǎng)絡(luò)即時通信等。電子郵件處理的一次解決率一般較低，因為通常情況下要進(jìn)行幾次的郵件往來才能解決完一項業(yè)務(wù)。
8. 轉(zhuǎn)接率
指被轉(zhuǎn)接給其他人員或部門處理的業(yè)務(wù)比率。監(jiān)控這一指標(biāo)可以幫助呼叫中心管理者在路由策略方面進(jìn)行微調(diào)”，同時也可以更好地識別不同員工之間在能力與表現(xiàn)方面的差距，以便更加實施更加有效地、有針對性地培訓(xùn)。對于客戶聯(lián)絡(luò)中心來說，應(yīng)跟蹤電子郵件是否轉(zhuǎn)發(fā)給其他部門或人員處理及其比重，或者網(wǎng)絡(luò)即時通信需要中心以外地其他資源進(jìn)行協(xié)助處理等情況，以便使客戶聯(lián)絡(luò)中心地管理者進(jìn)一步加強人員培訓(xùn)或開發(fā)在線支持工具。
9. 溝通禮節(jié)
在電話監(jiān)控中有一項重要指標(biāo)就是座席人員態(tài)度和禮貌程度。在呼叫中心里，通過通話質(zhì)量監(jiān)控就可以對座席人員在電話溝通技巧與態(tài)度方面進(jìn)行監(jiān)控評分。在客戶聯(lián)絡(luò)中心里，電子郵件與網(wǎng)絡(luò)即時通信的溝通禮儀同樣需要實時監(jiān)控，如使用標(biāo)準(zhǔn)的措辭、規(guī)范的格式等。此外，還應(yīng)對文字歷史記錄進(jìn)行抽檢，把好質(zhì)量關(guān)。
10. 處理流程符合度
處理流程符合度是另一項反映質(zhì)量的基本指標(biāo)，其中包括工作流程的符合、對話腳本的符合等。不管客戶聯(lián)系方式或人員發(fā)生怎樣的變化，讓客戶自始至終都體會到一致的、規(guī)范的服務(wù)是非常重要的。在呼叫中心里，通過對座席人員實施通話質(zhì)量監(jiān)控來跟蹤他們對業(yè)務(wù)處理流程的符合度。對于其他客戶聯(lián)絡(luò)方式也同樣重要，例如應(yīng)該監(jiān)控已經(jīng)確定的文本是否按照規(guī)定的流程，正確地提供給客戶；事先經(jīng)核準(zhǔn)的客戶回復(fù)是否尊重執(zhí)行等。
效率指標(biāo)
任何一個組織機構(gòu)的高層管理者都關(guān)心內(nèi)外部資源是否有效地被用于高效的運營。對于呼叫中心來說尤其是這樣，因為有數(shù)據(jù)顯示運營成本的三分之二都與人”的因素有關(guān)。
11. 座席占用率
座席占用率是用把座席人員通話和進(jìn)行事后處理的時間與其空閑狀態(tài)時間進(jìn)行比較，來反映該中心人員排班的合理性，以及對其資源的有效利用。如果座席占用率過低，座席人員都會除以空閑狀態(tài)做在那里無事可做，而座席占用率過高，座席人員就會過度繁忙，壓力增大。座席占用率也是作為調(diào)節(jié)人員排班的參考指標(biāo)，應(yīng)確定座席占用率的合理水平。對于客戶聯(lián)絡(luò)中心，如電子郵件處理和網(wǎng)絡(luò)即時通信處理，這一點同樣重要。因為，它會影響到員工的士氣。
12. 人員損耗
人員損耗定義為已排定座席人員不能處理來電的時間的比率。這部分時間規(guī)類于非生產(chǎn)性工作時間當(dāng)中，由例會時間、培訓(xùn)時間、休息時間、帶薪休假、離線工作，以及其他不能處理來電的時間。這個指標(biāo)應(yīng)該成為重要的跟蹤數(shù)據(jù)，因為它在計算每半小時的人員需求數(shù)量時，起著非常關(guān)鍵的作用。用于呼叫中心人員損耗計算的方法同樣適用于客戶聯(lián)絡(luò)中心。
13. 人員排班效率
人力資源管理指在每日工作的各個時段，合理安排人員數(shù)量處理客戶的來電或其他方式的業(yè)務(wù)請求，在所有時段里達(dá)到所排人員數(shù)量不多也不少。人員排班效率衡量的是已存在的人員富余或人員不足的程度，可作為人員排班的一項結(jié)果指標(biāo)。呼叫中心一般按照半小時來監(jiān)控和測量凈余（可用）人員數(shù)量，目的是反映這些資源是如何有效地被利用的。對于客戶聯(lián)絡(luò)中心來說，網(wǎng)絡(luò)即時通信的業(yè)務(wù)模式同樣應(yīng)該衡量人員排班效率，衡量方法與呼叫中心完全一樣。而電子郵件處理，由于是連續(xù)性的工作，因此與人員排班效率關(guān)系并不大。
14. 人員排班遵守率
人員排班遵守率衡量的是具體某個時段，員工實際工作的人數(shù)和班次等與事先安排的吻合程度。它可作為中心的考核指標(biāo)，也可作為團(tuán)隊和個人績效考核指標(biāo)之一，因為這個指標(biāo)會對生產(chǎn)力和服務(wù)能力產(chǎn)生重要影響。對于客戶聯(lián)絡(luò)中心來說，人員排班遵守率同樣是非常重要的衡量指標(biāo)之一。盡管對電子郵件的回復(fù)對人員排班的要求不如實時的呼叫處理和網(wǎng)絡(luò)即時通信處理那么重要，但是對回復(fù)的及時性也有一定要求，尤其對已經(jīng)公布了回復(fù)時限的業(yè)務(wù)來說更重要。
15/16. 平均處理時長 / 平均事后處理時長（ AHT ） / （ ACW ）
普遍通用的衡量客戶聯(lián)絡(luò)處理時間的指標(biāo)就是平均處理時長，該指標(biāo)由平均通話時長和平均事后處理時長相加組成。這一指標(biāo)應(yīng)該每日按時段，和每周按天進(jìn)行監(jiān)測，以掌握來電業(yè)務(wù)類型與平均處理時長之間的規(guī)律。
對于客戶聯(lián)絡(luò)中心來說，平均處理時長也是衡量工作量的指標(biāo)。但對于電子郵件的處理來說，由于每封郵件回復(fù)或處理差異非常大，時間差異也非常大。而對于網(wǎng)絡(luò)即時通信來說，由于座席人員同時要與很多人員進(jìn)行文本交談，因此也很難計算每個客戶的處理時間。因此，一般由系統(tǒng)自動監(jiān)測這些業(yè)務(wù)的實際處理時長，并在規(guī)定時限快到時給予提示或警告，從而確保座席人員按時回復(fù)客戶。
17. 系統(tǒng)可用性
當(dāng)呼叫中心或客戶聯(lián)絡(luò)中心座席人員的操作系統(tǒng)反應(yīng)太慢時，可以監(jiān)測系統(tǒng)反應(yīng)時間如幾秒，并計入在處理時長當(dāng)中。對于呼叫中心來說，系統(tǒng)反應(yīng)速度、正常運行時間以及總體可用性等指標(biāo)應(yīng)該持續(xù)地被監(jiān)測，以保證最大限度地提高響應(yīng)速度和效率。例如，如果 IVR 自動語音服務(wù)占人工服務(wù)的 50 ％比重，但 IVR 系統(tǒng)發(fā)生故障，那么這些服務(wù)就會轉(zhuǎn)向人工座席，造成人工座席壓力，從而對成本、服務(wù)水平、客戶滿意度造成負(fù)面影響。這一指標(biāo)應(yīng)該是對 IT 部門進(jìn)行績效考核之用，但也是反映客戶聯(lián)絡(luò)中心整體運營績效的衡量指標(biāo)。
收益性指標(biāo)
最后一類就是反映客戶聯(lián)絡(luò)中心財務(wù)績效的指標(biāo)，即該中心支出與收入方面的指標(biāo)。
18. 輔助營銷成功率
指實際銷售收入中，有多少是由客戶聯(lián)絡(luò)中心業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)化而成的。可以按照業(yè)務(wù)量的比率或收入的比率進(jìn)行統(tǒng)計。該指標(biāo)可以從對呼入和呼出的業(yè)務(wù)監(jiān)測進(jìn)行統(tǒng)計得出，也可以通過對電子郵件、網(wǎng)絡(luò)業(yè)務(wù)的監(jiān)測中進(jìn)行統(tǒng)計得出。
19. 交叉銷售或追加銷售成功率
指呼叫中心通過呼入或呼出產(chǎn)生的交叉銷售或追加銷售收入的比率。這個指標(biāo)不但適用于營銷型呼叫中心，同樣也適用于客戶服務(wù)型呼叫中心。同時，這一指標(biāo)也適用于對其他客戶聯(lián)絡(luò)渠道業(yè)務(wù)的財務(wù)績效衡量。
20. 單呼成本
這一指標(biāo)是目前普遍采用的，反映運營財務(wù)績效的指標(biāo)。不但適用于呼叫中心，而且適用于客戶聯(lián)絡(luò)中心。用于測算單呼成本的財務(wù)指標(biāo)，應(yīng)該包括人員成本、場地成本、通信成本、固定設(shè)備與系統(tǒng)折舊等。
小結(jié)
有很多呼叫中心的績效衡量指標(biāo)也同樣適用于客戶聯(lián)絡(luò)中心。在某些情況下，衡量指標(biāo)要做細(xì)微調(diào)整，但對于任何呼叫中心或客戶聯(lián)絡(luò)中心來說，都需要這些定量和定性指標(biāo)進(jìn)行績效衡量。此外，還需要分清楚哪些指標(biāo)適用于中心整體績效衡量，而哪些指標(biāo)適用于人員績效衡量。績效考核的作用就是要對卓越績效給予認(rèn)可和獎勵，并在這個過程中發(fā)現(xiàn)不足，進(jìn)行有針對性的持續(xù)、循環(huán)改進(jìn)。
