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某跨國公司呼叫中心外包項目研究

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在經濟全球化的今天,客戶就是財富,客戶就是資產,客戶就是企業克敵制勝的法寶。面對日益激烈的市場競爭,面對要求越來越高的客戶,如何在降低成本的前提下,最大限度地提高客戶滿意度已經成為企業可持續發展的關鍵。而這,也成就了令全球所有發展中國家都垂涎欲滴的巨大蛋糕--呼叫中心外包產業。

  據權威機構統計,目前呼叫中心服務市場產值有500億美元,能夠促成銷售額6000億美元。在世界500強中,90%的企業利用外包呼叫中心從事至少一項主要的商務活動;85%的企業比以前更加注重應用外包呼叫中心從事更多的、關鍵性的市場銷售及客戶服務,呼叫中心外包正扮演著越來越重要的角色。

嘗試 大膽走出去

  中國引入呼叫中心的概念在九十年代中后期。1998年以前,中國呼叫中心產業主要集中在電信業的一些服務領域。隨著電信業務的幾何級增長,呼叫中心作為提高客戶服務質量的重要手段不斷引起社會各領域的重視,并在金融、保險、大型企業等客戶廣泛的行業得到迅猛發展。

  目前,中國呼叫中心產業已經進入成熟期,產業鏈已經初步形成,并不斷得到豐富和完善。隨著整個產業的知識體系、技術平臺、市場規則等業務運營的透明化,使得呼叫中心的門檻逐漸降低,一些服務商還未建立起商業誠信的品牌形象就迅速卷入惡性競爭,另外一些小型服務商也已經在激烈的價格戰中略現困境。面對這種市場環境,東軟呼叫中心整合各種優勢資源,果斷采取主動出擊,占領高端的市場策略,重點突破日韓等國際市場,力爭打造良性發展業務線。

機遇 開創新時代

  機遇總是留給有準備的人。正在東軟呼叫中心準備開拓對韓外包業務的關鍵時刻,一個令人振奮的機會來了。

  某跨國公司是韓國優秀的大型IT綜合解決方案供應商,是專門從事IT咨詢、服務管理、系統集成、網絡集成、電子商務的專業IT企業。由于業務不斷發展,現有客戶服務的處理能力已經不能滿足其需求。為了降低成本,擴大客戶支持的處理能力,提高客戶滿意度,公司決定將原來位于韓國的客戶服務呼叫中心轉移到中國,并外包給中國專業的呼叫中心服務提供商。

  東軟呼叫中心依托大連良好的軟件產業環境和文化產業基礎,以完備的基礎設施、先進的技術平臺、專業的COPC運營管理、完善的韓語人才招聘/培訓機制、充足的專業人才服務等優勢,最終成為該跨國公司對韓呼叫中心業務的外包供應商,東軟呼叫中心也開始進入對韓業務的外包服務時代。

實施 互惠互利打造最佳解決方案

  根據客戶的需求,本次項目是為該公司位于韓國的最終客戶提供自有產品及服務的相關咨詢,主要內容包括客戶服務、技術支持及收費服務等。為了向客戶提供多樣化的服務,東軟呼叫中心提供了電話、E-mail、傳真、Web-chat等多種接入方式,并在以呼入型服務為主的基礎上,配合少量電話跟進及信息傳達等呼出型服務,以保證客戶服務每一環節的無縫對接。

  在項目實施過程中,東軟始終堅持以客戶為中心,對合作伙伴擔心的幾個運營難點提供了最佳的解決辦法,主要包括:

1、韓語人才保證
  東軟呼叫中心充分挖掘東北地區豐富的韓語人才資源,通過多種招聘渠道滿足項目的人才需求。東軟自身的教育機構--東軟信息學院也可以培養專業的韓語人才,另外,東軟信息學院與韓國某大學進行戰略合作,通過為韓國留學生提供呼叫中心實習機會及漢語培訓等,方式,吸引數名高素質韓國大學生加入呼叫中心,充分滿足該項目對專業人才的需求。

下圖演示了招聘過程中的主要環節及流程:

2、起步培訓

  起步培訓主要包括四項內容,由于東軟信息學院的坐席培訓課程已經通過國家信息產業部呼叫中心職業指導委員會認證,因此前兩項由東軟信息學院的專業培訓師來完成。

基本服務技能
  • 客戶服務基礎:客戶服務意識及技巧;壓力管理;時間管理;成功的溝通方式。
  • 計算機基礎:office強化課程(word、excel);韓文錄入。
語言強化
  • 韓國文化:禮儀、宗教、地理、常用人名、地名等。
  • 韓語溝通技能:電話應答技巧;寫作技巧等。
產品培訓
  • 業務知識培訓:某跨國公司的產品知識及業務流程。
  • 業務系統培訓:客戶服務應用系統;呼叫處理系統;知識庫系統。
角色演練
  • 模擬演練:電話情景模擬;歷史記錄回放、分析。
  • 綜合測試:包括筆試及電話模擬兩個環節。
3、運營管理

  在前期的運營準備上,首先與某公司建立了相關問題的溝通渠道,如下圖所示:

  結合東軟在國際項目方面的實施經驗并依據COPC2000的規范設計,建立了呼叫中心的服務管理體系。內容包括:坐席服務規范、坐席管理規則、培訓體系、安全體系 (包括信息安全解決方案,故障應急方案等)、質量監控及改善流程(KPI 確認)、績效評估及改進體系、報表體系等。

  通過與某公司客戶管理部門的溝通及確認,建立了業務管理體系。內容包括:語音、Email、Fax、Web-chat不同渠道的標準處理流程;咨詢、注冊、變更、投訴等業務類型的處理流程;升級流程;知識庫更新流程;客戶信息更新流程。

  東軟通過日常培訓提高坐席的產品知識及處理技能,降低平均處理時間,提高處理能力,并通過持續的績效監控及改進流程,保證客戶的滿意度。另一方面,東軟的質量監督人員通過BCMS系統對話務指標進行實時的監控和記錄,以便及時發現問題及恢復服務水平。在定期為客戶提供的運營報表中,東軟處理提供業務數據之外,也會對成績及問題進行回顧,并針對出現的問題提供原因分析及改進方案。

4、安全保證

  東軟遵循BS7799信息安全管理規范,建立了安全管理體系,以全面保護企業的信息安全,為客戶提供高安全的服務。在網絡安全方面,利用通過認證的防火墻產品來保護服務器的安全;利用入侵檢測系統(IDS)監控網段;通過網絡、主機、系統安全掃描定期進行漏洞評估,并提供評估報告;通過服務器端和客戶端(Email)數字證書對含有個人數據的信息進行數據加密處理。并通過對客戶私有空間的保護和電視監控、門禁系統以及24小時保安等多重管理手段確保客戶信息安全無虞。

5、其他
  為了最大程度地保證系統運行的穩定性,所有位于大連本地的設備均由按國際標準運營的東軟數據中心(IDC)提供托管及監控;積極吸取國際化呼叫中心的設計理念,空間設計規范、高效,為坐席營造寬松的環境及積極的心態,溫度、照明、噪音等指標均按標準控制。

解析 合作成功的關鍵

某跨國公司選擇東軟呼叫中心平臺,可以說基于幾個方面的原因:

  首先,最重要的一點是東軟的整體實力。東軟擁有電信級呼叫中心平臺及豐富的基礎設施和網絡資源,超過180家知名企業合作伙伴,并在BPO(業務流程外包)領域積累了一定的運營經驗。東軟BPO一站式解決方案包括呼叫中心、IDC和數據處理服務。作為BPO業務的核心,東軟呼叫中心可針對客戶需求向客戶提供獨特的、靈活的客戶支持解決方案,并具備豐富的國際項目實施經驗和快速反應能力,這些都為呼叫中心的成功轉移提供了充分保障。

  其次,對東軟呼叫中心管理人才及韓語人才招聘能力的認可。東軟呼叫中心擁有MCSE、OCP、CCIE、CCNP等認證工程師,擁有COPC 注冊協調員。東軟還擁有巨大的人才庫及完善的人力資源機制,可以根據客戶需求對所需人才進行"貼身化"的定制服務。

  另外,東軟呼叫中心的所在地--大連也是吸引客戶一個重要因素。中國的朝鮮族被韓國政府視為"旅中韓僑",包括大連在內的東北三省是朝鮮族聚集地,韓語人才儲備尤為雄厚,而且大連是東北亞軟件及信息服務外包中心,擁有便利的地理優勢和優惠的投資政策,是韓資企業在中國投資的首選城市之一。

展望 優勢互補,共贏未來

  經過近兩年的運營,目前此項業務已增加到48個座席,有效地緩解了合作伙伴的客戶服務壓力,不僅提高了客戶滿意度,而且使客戶與呼叫中心的每一次溝通都成為企業建立品牌、創造商機及加強客戶關系的機會。

  雙方在合作過程中,優勢互補、互利雙贏,結成了深厚的合作友誼。可以看到,呼叫中心外包并不僅僅是一個客戶服務的手段,也是合作伙伴之間建立友好互動關系、謀求共同發展的戰略性舉措。我們有理由相信,東軟呼叫中心將會與更多的合作伙伴攜手并進,共贏未來。

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