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如何有效建立“流程型”組織之四

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四、建立基于流程的評價體現

  為了保證所有人員對流程的重視,保證流程的穩定運行,以及對流程存在問題的及時發現,我們必須對績效的評價體系進行調整。由以前的基于結果的評價轉變為基于流程的評價體系。對管理有效性和管理水平的評價不是對“人”的評價,也不是對“事”的評價,而是要評價流程的運行狀態和運行結果,即對“流程有效性”的評價。對管理有效性的評價要從以下三方面進行:

圖9:管理有效性評價圖

  從上圖可以看出,對管理有效性的評價要從三個方面進行:

  1. 分析流程KPI的變化趨勢:要分析其是否在持續改進(連續3點以上的上升可認為是持續改進),還是處于下降狀態,或是維持原來水平;

  2. 分析流程KPI和目標之間的差距:要分析其和目標(或競爭對手)的差距情況,或是否達到標竿水平等;

  3. 分析流程KPI的波動情況:從KPI的波動情況可以發現流程運行的穩定性情況,和我們對目標結果的可控程度,如我們的流程運行是高度穩定的,則我們的結果是可控的。如KPI表現為大幅波動,則我們對這個KPI是沒有管理的,或管理是無效的。
  從上所述,評價體系必須要更關注對流程運行狀態、發展趨勢、波動程度和目標差距的分析,而不僅是對一時結果的分析。

  例:某時間段投訴處理的部分KPI表現如下(模擬數據),我們試對其評價:

  表2:各月投訴處理流程KPI表


  及時率:雖然在6月達到了97%,高于目標值95%,但從1-6月份波動的情況來看,其表現為大幅波動,我們認為此指標處理失控狀態,是沒有管理的或管理是無效的,必須加強管理;

  滿意度:滿意度的指標不全,不足以做出評價,我們認為該指標無法評價;

  解決率:該指標雖然沒有達到我們的目標值,但我們可發現,該指標處于持續改進狀態,我們認為對該指標的管理是有效的;

  平均處理時間:該指標是最好的指標,其不僅處于持續改進狀態,而且其到達了我們的目標水平;

  投訴量:投訴總量在持續上升,說明在投訴處理的前端,即導致投訴發生的環境管理較差。問題不完全在于投訴處理流程,而在于預防和控制流程。

  綜上所述,我們必須建立基于流程的評價體系,才能合理必須評價管理的有效性,通過基于流程的評價體系,可以及時了解每個流程的運行狀態,并對組織管理能力和管理有效性給出合適的評價。

五、是系統,而不是員工推進組織95%的績效提升

  組織能力循環圖告訴我們:是系統,而不是員工推動組織95%的發展。因此,管理者必須加強“流程型”組織體系的建設,以期建立一個“非凡”的系統,使平凡的員工在“非凡”的系統中產生“非凡”的績效,而不是去尋找“非凡”的員工。管理者要提升組織的“組織能力”必須要加強對流程的管理,要不斷提升組織各類流程的效率和效果,以提升組織能力,同時也要加強對員工的流程培訓,實現組織能力向個體能力傳遞。這樣組織中的個體不僅是富有能力的,而且具有較強的一致性的和協調性,只有這樣的組織才是富有執行力的,只有這樣的組織才是富有績效的。

  綜上所述,實施“流程型”管理的步驟和內容總結如下圖:

圖10:流程型管理原理圖

  因此,要有效實施“流程型”管理,必須在我們日常管理的內容、KPI體系、組織架構、績效評價體系和組織發展的驅動力五個方法實施同步的轉變,才能有效建立流程文化,保證整個組織對流程的理解和重視,提高組織的執行能力,通過“組織能力”保證組織目標的實現,而非依賴個體能力。

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