當(dāng)用戶購買的產(chǎn)品出現(xiàn)問題，或用戶遇到問題急需幫助時，往往會在來電時情緒激動。我們的客服或是因為身經(jīng)百戰(zhàn)、思維定式已經(jīng)了解用戶問題所在，或是著急為用戶處理，或是不想令用戶情緒再激動下去，對客戶的不滿和抱怨采取遏制的手段，還沒有等客戶說完話就開始進行解釋，這樣很容易令用戶誤解客服們是在急切地推卸責(zé)任。
因此，我們在用戶傾訴的過程中，首先一定要展現(xiàn)主動傾聽的姿態(tài)，令用戶可以順暢地發(fā)泄不滿，讓用戶把話說完并且溫和安撫。在用戶處于憤怒的狀態(tài)時，一味解釋絕對不是明智之舉哦。
當(dāng)用戶終于肯停下來傾聽你說話時，別猶豫。真誠地向用戶詢問所需的信息。用戶是能夠感受到我們是在真誠認真地對待他所提出的問題的。當(dāng)然，用戶向我們求助，是希望我們是專業(yè)高效的幫助者的。如果你這時候在口齒不清，吞吞吐吐，會使得用戶對你的期望值大打折扣，對你給出的方案也不那么信服。
當(dāng)你對用戶的話表示肯定的時候，用戶會認為你與他產(chǎn)生了共鳴，也會得到被尊重的感覺。比如當(dāng)用戶的訴求得不到滿足時，我們不妨可以將單調(diào)的不好意思，先生實在沒有辦法幫到您換為先生，關(guān)于這類問題，還沒有用戶向我們提出改進建議，非常感謝您的寶貴意見，我將為您記錄反饋，有您這樣的用戶是我們公司的榮幸。
用戶來電的時候的心理其實是想尋求援助與共鳴的，他需要客服從同理心的角度為其著想，真心實意地感覺到他們的無奈，而不是同情式地敷衍。相信即使是再憤怒的用戶聽到客服貼心的一句：先生，如果我是您，我遇到這樣的情況肯定也是很著急的。你先稍等一下，我?guī)湍?lián)系一下，看看有什么辦法能幫到您。也會有所平靜。
措辭得體恰當(dāng)?shù)氐狼?/div>
古往今來，我們似乎是不太愛主動道歉的，因為道歉即是意味著自己做錯了，這是一件既丟面子又傷里子的事情。其實，致歉不僅是禮貌周全、有教養(yǎng)的表現(xiàn)，而且具有緩和矛盾維護人際關(guān)系和諧的功能。道歉也是對客戶的尊重，能夠使其盡快消除不滿。當(dāng)我們的產(chǎn)品不存在問題，但用戶確實遇到困難時，我們作為超人一樣的客服團隊肯定是會使出18般武藝為其協(xié)調(diào)處理，但最終可能并不盡如人意，這個時候一句道歉將會成為撫慰用戶受傷心靈的良藥。
客服管理者層面
擺脫思維定式冷靜應(yīng)對
1、客服主管的情緒會直接影響到員工的情緒；
2、挖掘不出投訴的合理原因，就無法找到解決方案；
3、無法進行全員分享，避免類似問題的再次產(chǎn)生。
事實上投訴并不是沒有辦法控制，只要用正確的心態(tài)去面對，使用合理的方式方法，就可以盡可能的避免不必要的投訴產(chǎn)生。
情緒控制
尤其是客服管理者，在產(chǎn)生投訴的情況下，務(wù)必不能急躁，心態(tài)要平和。投訴既然已經(jīng)產(chǎn)生，首要關(guān)注的問題應(yīng)該是分析投訴原因，考慮如何進行有效的規(guī)避。而不是首先關(guān)注如何懲罰員工及投訴是不是能撤銷。
信息傳達到位
在日常管理中，信息的傳達要到位，確保每個員工都能接收到。
經(jīng)驗方法
班前會進行信息的傳達，在會上進行提問，確保大家都認真記錄；工作過程中進行傳達信息的抽檢，確保每位員工能夠掌握且理解；對于掌握不好的員工，要進行跟蹤輔導(dǎo)。
投訴分析有效
投訴分析是投訴管理中很重要的環(huán)節(jié)，了解投訴的根本原因，才能找到合理有效的解決方案。
如何做到有效分析：
- 分析維度要全面：要從多維度進行分析，例如從員工、產(chǎn)品、流程等方面分析投訴產(chǎn)生的原因，不能只關(guān)注客戶的反饋，要讓一起投訴中的全部問題都浮出水面。
- 改進方法要具體：有效的分析不僅要發(fā)現(xiàn)問題，還要能給出可以落地執(zhí)行的解決方案，這樣才能有效的進行實施。
- 分析結(jié)果要整理：投訴改進單---本起投訴的分析與改進方案；投訴匯總表---投訴的匯總留檔，主要用于投訴分享會。
- 投訴的根本原因進行全員共享：投訴分析過后的根本原因，要進行全員共享，且有針對性的進行抽測，確保每個員工都能理解投訴產(chǎn)生的原因，做到組內(nèi)有效避免同類問題的產(chǎn)生。
- 持續(xù)關(guān)注有效跟蹤：在日常工作中，對已產(chǎn)生的投訴業(yè)務(wù)點，要進行持續(xù)跟蹤，以確保問題能有效解決；針對投訴業(yè)務(wù)點進行專項抽聽；對近期產(chǎn)生過投訴的員工進行一對一輔導(dǎo)；定期舉辦投訴分享會（建議至少每月一次）。
投訴分享會的關(guān)鍵要素：
（1）案例分享要有具體分析與具體的改進方案
（2）讓員工多發(fā)言，避免分享會開成傳達會
（3）不要刻意強調(diào)被投訴的員工，以免員工有心理負擔(dān)
（4）建議開展實際案例的演練，加強員工記憶
投訴處理的管控總結(jié)
3個關(guān)鍵點
1、掌握關(guān)鍵點：可能引發(fā)客戶投訴時；投訴處理在內(nèi)部發(fā)生交接時；確認投訴起因和性質(zhì)時；確認補償方案時。
2、設(shè)置關(guān)鍵人物：投訴第一處理人，他所表達的態(tài)度、行動可能影響客戶情緒；內(nèi)部有處理權(quán)限的人；對客戶方可以產(chǎn)生影響力的人，比如朋友，親屬。
3、關(guān)鍵流程工具：投訴事件的轉(zhuǎn)接流程；處理投訴的表單等。
7個行動點
1、動作快一點
處理投訴和抱怨的動作快，一來可讓客戶感覺到尊重，二來表示解決問題的誠意，三可以及時防止客戶的負面污染對業(yè)務(wù)發(fā)展造成更大的傷害，四可以將損失減至最少。
2、態(tài)度好一點
客服人員應(yīng)態(tài)度誠懇，禮貌熱情，會降低客戶的抵觸情緒。
3、語言得體一點
在解釋問題的過程中，措辭要十分注意，要合情合理，得體大方，不要說傷人自尊的語言，盡量用婉轉(zhuǎn)的語言與客戶溝通。
4、耐心多一點
當(dāng)耐你心地聽完了客戶的傾訴與抱怨后，當(dāng)他們得到了發(fā)泄的滿足之后，就能夠比較自然地聽得進你的解釋和道歉了。
5、辦法多一點
很多企業(yè)在售后服務(wù)中，處理客戶投訴和抱怨的結(jié)果就是給客戶慰問、道歉或補償產(chǎn)品、贈小禮品等，其實解決問題的辦法有許多種。
6、補償多一點
在補償時，如果客戶得到額外的收獲，他們會理解你的誠意而再建信心的。
7、層次高一點
客戶提出投訴和抱怨之后都希望自己的問題受到重視，往往處理這些問題的人員的層次會影響客戶期待解決問題的情緒。
客觀地講，客戶投訴對企業(yè)而言并非是一件壞事，企業(yè)可以以此為契機，改進產(chǎn)品、提高技術(shù)、加強管理、完善服務(wù)，提高企業(yè)競爭力和效益，因此企業(yè)應(yīng)以謙卑、負責(zé)、寬容、求進的態(tài)度，歡迎客戶的一切善意投訴！所以，讓我們一起努力，共同解決客戶的問題，讓更多的投訴客戶轉(zhuǎn)變?yōu)橹覍嵱脩舭伞?/div>
