金融海嘯波及全球，跨國公司作為產業鏈遍布世界的經濟實體，其所遭遇的困境更具典型意義。在全球經濟陷入衰退，并且這種衰退尚未見底的預期下，有何妙招助企業“過冬”？

成本控制

一個案例是：某國際餐飲巨頭在中國擁有４００多家分店，隨著供應商、全國各地門店的各類發票數量快速增長，財務人員每天單是錄入發票就要耗費大量的時間，并且，手工錄入發票數據效率低，容易出錯。而且在審查高峰，為各分店查詢發票信息時工作量加大，中心工作人員必須從庫房逐一找出發票并寄回各地，更重要的是，發票在內部流轉中容易丟失，進而影響正常的付款周期。如果丟失的是增值稅發票，財務人員還要自己承擔損失，原有財務管理模式金錢、時間成本耗費嚴重。

在使用了富士施樂的ＦＡＳ財務管理服務——綜合財務票據信息管理平臺后，財務人員只需每天將發票掃描成電子文件，并根據時間、供應商名稱、內容等核心信息設定檢索關鍵字，存入數字化管理平臺，系統為每張發票生成相應的電子憑證后，便進入財務審批流程。電子化的發票歸檔后，可以實現便捷的管理并隨時隨地進行查詢，各分店都能獨立、快捷地通過該數字化管理平臺查詢發票信息和付款進程。

原來以錄入為主的工作人員從２５人降至５人；發票歸檔人員從６人降至１人。同時，這些員工的工作內容也發生了改變：原先的２５人只能進行錄入工作，而現在這些人除了進行掃描和錄入檢索關鍵信息外，還有時間處理其他財務工作；而發票歸檔人員也不需要具備有關發票的基本財務知識，普通工人即可勝任，大大降低了財務管理成本。

整合資源，實行文件外包，給了危機中的企業一個極具操作性的成本控制方案。富士施樂（中國）公司副總裁鄭奇麟介紹說，有很多從前對類似非核心業務的成本并不十分在意的跨國公司，現在開始在這方面動腦筋了。“一些公司開始來找我們談文件外包服務的方案，希望我們在文件管理方面幫他們減少３０％的開支。”鄭奇麟說。

商務部國際貿易經濟合作研究院研究員、北京新世紀跨國公司研究所所長王志樂對本報記者表示，有效實施成本控制和抓住“危”中之“機”，實現整體業務的軟性升級，拓展新的業務領域，改變企業發展的戰略方向，是行之有效的措施。

軟性升級

除了成本控制這一“節流”之舉，在利潤“開源”方面，一些跨國公司這些年開始向“軟性制造”發展，開始注重非核心業務所起的作用。這一背景下，文件外包業務受到的認可度與日俱增，用武之地也日漸廣闊。

數據顯示，世界５００強企業中８０％的公司，都在全部或部分采用這種方式管理自己的文件。Ｉｎｆｏ Ｔｒｅｎｄｓ最新的報告顯示，從現在起到２０１２年，美國文件外包市場將會保持持續增長，到２０１２年將達４６８億美元，而２００７年這一數字為３６２億美元。中國市場同樣面臨很大機會，有數據預測，２００９年，文件外包服務所屬的ＩＴ外包服務市場的總體規模將達到７４．９億元人民幣，并將以平均增長率２５％的速度持續發展，中國市場已成為全球最具潛力的市場之一。

同時，文件外包行業自身也在實現軟性升級。記者了解到，從硬件銷售，到以硬件產生新的業務服務，再到以服務納入產業鏈，并將服務滲透到客戶企業的產業鏈，實現牽一發而動全身的業務整合，是文件外包行業的軟性升級路徑。

當前，文件外包業務是以文件服務為核心，開始主動深度參與客戶與其終端客戶的溝通，協助其進行溝通的戰略擬定、信息傳播等工作流程，并逐漸走向其核心業務，實現顧問式服務。其涵蓋業務涉及文件的構思、設計、制作、運輸、存儲、郵遞等完整的生命周期。

這就意味著，文件外包業的服務對象，已經不僅僅是客戶本身，更拓展到了客戶的終端客戶。這也是文件外包業最新的發展趨勢。“這其中任何一個環節，都有可能成為我們新的業務增長點。”鄭奇麟說。對于客戶來說，“我們實際上已經是他們的一個部門。”而富士施樂文件外包服務也能為客戶帶來更多的附加價值。

金融危機對于這一行業，既是機會，又是挑戰。越來越多的企業開始重新審視自己的業務模式，進行根本性的結構調整，以確定更有競爭力的發展方向，這樣金融危機之后就可能占領一個新的制高點。這一背景下，很多企業愿意考慮通過文件外包來縮減成本，更加專注企業核心業務，開拓市場，而這就是文件外包業的機會；而挑戰則在于，每家企業自身的情況千差萬別，需要的業務解決方案也極富針對性，對于文件外包企業的專業知識和從業經驗要求越來越高。

鄭奇麟介紹說，富士施樂的文件外包業務一直在積極拓展，在美國市場，其服務業務的比例已經達到了３０％，并仍在增加。葛清泉預測，隨著市場的蓬勃發展，文件外包市場會吸引更多的，對這一市場有興趣的企業來加盟分羹，甚至可能會形成一股熱潮。但是，隨著市場的不斷成熟與完善，最終將趨向冷靜，以服務和管理為出發點的文件外包從業者將笑到最后。